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内部审核管理程序

会昌智慧防腐 WWW.HCLZ.GOV.CN 文章来源:会昌县委 发布时间:2015-09-21

第一章  总则

第一条 对廉政风险防控管理体系的运行情况定期进行内部审核,以便及时发现和纠正不符合项,确保会昌县廉政风险防控管理体系的符合性、有效性,特制定本程序。

第二条 适用于会昌县廉政风险防控管理体系内部审核活动的控制。

第二章  工作职责

第三条 管理者代表:负责《内部审核年度计划》、《内部审核实施计划》,以及《内部审核报告》的审批。

第四条 县政府办公室:

(一)负责编制《内部审核年度计划》;

(二)协助管理者代表组织开展内部审核工作。

第五条 审核组长:

(一)负责编制《内部审核实施计划》、《内部审核报告》;

(二)全权负责组织开展内部审核过程的实施。

第六条 审核员:

(一)负责配合并支持审核组长工作,根据任务分工进行审核准备与实施;

(二)编制《不符合项报告》,协助实施措施的跟踪验证。

第七条 各部门:

(一)负责配合内部审核工作;

(二)针对本部门存在的不符合项及时、准确的分析原因,确定纠正和预防措施并实施。

第三章  编制内部审核年度计划

第八条 县政府办公室按规定的内部审核周期编制《内部审核年度计划》,对每年的内部审核进行总体安排。内容包括内部审核目的、范围、频次、时间、方法、受审核部门等内容,经管理者代表审批后,予以印发。

第九条 《内部审核年度计划》制定依据是ISO9001:2008《质量管理体系要求》、廉政风险防控管理体系文件及相关的法律法规。

第十条 内部审核可根据实际情况采用滚动式或集中式两种方式进行。

第十一条 内部审核的频次:每年至少进行一次,需要时可增加次数。

第十二条 制定《内部审核年度计划》时应考虑不同部门及其活动的运行情况及以往审核结果中的表现,对以往审核发现运行中问题较多、审批权限多,关注度高的部门和活动,应加大对这些部门和活动的审核力度(包括频次和时间)。

第四章  现场审核前的准备

第十三条 每次内部审核实施前,应做好充分的准备,包括审核组的成立、实施计划的编制、检查表的编制、发放审核通知、召开审核启动会议等。

第十四条 审核组成员的落实:

(一)管理者代表确定审核组组长、审核组成员;

(二)审核员必须是经相关培训取得质量管理体系内部审核员资格者;

(三)审核员必须是与所审核的活动无直接责任的人员。

第十五条 《内部审核实施计划》的编制。审核组长根据《内部审核年度计划》,对每次内部审核组织编制具体的《内部审核实施计划》。《内部审核实施计划》可按标准条款或按部门两种审核方式进行编制,由管理者代表批准后,由县委、县政府办公室发放到有关领导及各部门。

第十六条《内部审核检查表》的编制。审核员参照IS09001:2008标准条款和廉政风险防控管理体系文件及相关的法律法规,列出所需审核的要点,编制《内部审核检查表》,以确保审核有目的、按计划顺利进行。

第十七条 审核通知。县政府办公室于审核前一周将《内部审核实施计划》及相关事宜书面通知各被审核部门,各被审核部门接到通知后应确定配合审核的陪同人员。

第十八条 召开审核启动会议

会议参加人员:县委、县政府主要领导及分管领导、管理者代表、审核组长及成员、受审核部门领导及审核陪同人员,必要时可邀请县纪检、监察部门和相关方代表参加。

(一)审核启动会议主持:审核组长。

(二)审核启动会议记录:县政府办公室负责。

(三)参加会议人员必须签到。

(四)会议内容:

1. 人员介绍:审核组长介绍审核组及成员,受审核部门介绍将要参加陪同工作的人员;

2. 说明审核目的和范围:明确审核目的、审核依据、审核准则,审核涉及部门和岗位;

3. 说明《内部审核实施计划》:向受审核部门解释《内部审核实施计划》,让受审核部门了解审核安排,并征得受审核部门的最后确认;

4. 强调审核原则;各审核组与受审核部门之间的沟通与协调方法;

5. 确定总结会议时间、地点及出席人员等。

第五章  现场审核

第十九条 审核员应按照检查表所列的检查内容开展审核工作,以确保审核按计划顺利进行。

第二十条 审核员通过与相关人员面谈、现场观察、查看记录等方式收集客观证据。

第二十一条 审核抽样时,各审核员应亲自进行,以确保抽样具有代表性和客观性。

第二十二条 审核过程中,各部门被审核人员应予以积极配合,如实回答审核员提出的问题,不得弄虚作假。

第二十三条 对审核过程所收集的客观证据及审核结果,审核员应简明扼要地予以记录。

第二十四条 审核完成后,审核组对审核结果进行讨论并签发《不符合项报告》 。

第六章  审核总结

第二十五条 通过召开总结会议对审核进行总结。总结会议的参加人员与审核启动会议相同,由审核组长主持,县政府办公室记录,参加会议的人应签到。

第二十六条 会议的目的是向受审核部门通报审核结果、报告不符合项、征求受审核部门对审核结果及《不符合项报告》的意见,受审核部门领导应对《不符合项报告》予以签名确认。

第二十七条 审核组长负责通报审核结果及报告不符合项,管理者代表协调《不符合项报告》的确认。

第二十八条 由管理者代表对廉政风险防控管理体系的符合性和有效性做出审核最终结论。

第二十九条 审核组长负责编制《内部审核不符合项分布表》及《内部审核报告》, 《内部审核报告》经管理者代表审批后,应及时将审核报告分发到各受审核部门。报告应包括以下内容:

(一)审核的目的与范围;

(二)审核组成员及审核日期等;

(三)审核所依据的相关文件;

(四)不符合项的数量及其分布情况;

(五)廉政风险防控管理体系运行评价及审核结论;

(六)不符合项报告。

第七章  制定和实施纠正措施

第三十条 受审核部门收到《不符合项报告》后,在规定时间内对不符合项制定相应的纠正措施及预计完成时间,并上报县委、县政府办公室。

第三十一条 审核组在规定时间内,对纠正措施的执行情况进行跟踪落实并验证其有效性,将验证结果记录在《不符合项报告》的纠正措施跟踪验证栏内。对效果达不到要求的由被审核部门重新采取纠正措施,对纠正难度较大、一时无法落实的不符合应提交到管理评审会议处理。

第八章  其他规定

第三十二条 由内部审核引起的文件更改,执行《廉政风险防控体系文件管理程序》 。

第三十三条 内部审核的有关记录由县政府办公室负责保存,执行《廉政风险防控体系记录管理程序》。

第三十四条 管理者代表负责把内部审核情况于适当时提交管理评审。

第三十五条 内部审核结果作为监督考核及测评依据之一。

 

(一)主要相关文件目录

1.《廉政风险防控体系文件管理程序》

2.《廉政风险防控体系记录管理程序》

3.《纠正措施与预防措施管理程序》

(二)主要相关记录目录

1.《内部审核年度计划表》

2.《内部审核实施计划》

3.《内部审核检查表》

4.《不符合项报告》

5.《内部审核报告》

6.《内部审核不符合项分布表》

7.《启动、总结会议签到表》

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